DLA BEZPIECZEŃSTWA TWOJEJ FIRMY

BLOG

Pytanie od Klienta: Mam polisę – czy zamknąć dział zarządzania należnościami? 1.04.2015

Jeszcze kilkanaście lat temu nikt nie zadawał takiego pytania, ponieważ działy zarządzania należnościami były domeną dużych najczęściej międzynarodowych firm. W sektorze MSP wprawdzie funkcjonowały elementy zarządzania należnościami, bo decyzje na temat większych kontrahentów podejmował najczęściej Właściciel, płatności pilnowała Pani Księgowa, a nierzetelni dłużnicy byli przekazywani do Kancelarii Prawnej. Ale w praktyce nie było jasnych procedur w zakresie oceny i wyboru kontrahentów, ich monitoringu, momentu zaprzestania współpracy oraz podjęcia konkretnych kroków w celu odzyskania należności. Właściciel potrafił dać zielone światło na sprzedaż do firmy swojego znajomego, któremu przecież ufa, Pani Księgowa nie windykowała mocno przeterminowanych należności, bo dla Działu Sprzedaży to kluczowy odbiorca, który pozwalał zrealizować plan sprzedaży, więc kiedy ostatecznie sprawa trafiała do Kancelarii Prawnej okazywało się, że odzyskanie należności jest już właściwie niemożliwe.

Rozwiązaniem tych problemów wydawałoby się ubezpieczenie należności, bo przecież ubezpieczyciel ocenia kontrahentów nadając im limity kredytowe, w przypadku braku płatności przeprowadza windykację należności przez wyspecjalizowanych windykatorów, a w przypadku braku skuteczności windykacji wypłaca odszkodowanie. To wszystko prawda, ale z drugiej strony ubezpieczyciel pozostawia swoim Klientom pewną swobodę działania w procedurze ubezpieczenia. Po pierwsze, w standardowej ofercie ubezpieczycieli odbiorcy do pewnego poziomu salda należności są ubezpieczani automatycznie na podstawie prostych doświadczeń płatniczych i właściwie przez cały okres ubezpieczenia nie są monitorowani przez ubezpieczyciela. Po drugie, po upływie pierwotnego terminu płatności Klienci w polisach są zobowiązani do zlecenia windykacji najpóźniej po 60 a czasami 90 dniach po terminie płatności. Jeśli termin płatności na fakturze wynosi np. 60 dni, ubezpieczyciel dostaje zlecenie windykacji po 4 miesiącach od daty wystawienia faktury. W przypadku ubezpieczenia odbiorców w limicie automatycznym ubezpieczyciel nie ma szansy na wcześniejsze poinformowanie Klienta o problemach płatniczych jego kontrahenta, nawet jeśli posiada wiedzę na ten temat, ponieważ może nie wiedzieć nawet że Klient kooperuje z tym właśnie kontrahentem. To może doprowadzić do sytuacji, gdzie windykacja zostaje zlecona w czasie, gdy szanse na odzyskanie należności będą niewielkie. A to już jest tożsame z powstaniem wypadku ubezpieczeniowego i zgłoszeniem szkody.

W przypadku Klientów, którzy bazują na dużej grupie niewielkich odbiorców, w dłuższym okresie czasu może oznaczać wysoki wskaźnik wypłacanych odszkodowań, nawet znacznie przekraczający zapłaconą składkę. To z kolei może prowadzić do wzrostu kosztów ubezpieczenia w dłuższym okresie czasu i pytania Klienta o opłacalność ubezpieczenia należności. Dlatego ważne jest posiadanie procedur zarządzania należnościami, które razem z produktem ubezpieczenia należności dają szczelną ochronę przed nieplanowanymi stratami na należnościach. Ocenę i monitoring większych odbiorców przez ubezpieczyciela uzupełnia ocena mniejszych odbiorców przez samego Klienta. Podobnie z procesem monitoringu kontrahentów. Tym bardziej, że zlecenie należności do windykacji może nastąpić już dzień po terminie płatności, jeśli posiadamy informację o problemach odbiorcy, dzięki czemu zwiększamy szansę na odzyskanie należności bezpośrednio od dłużnika. Jasne procedury dot. zarządzania należnościami uniezależniają również proces odzyskania należności od dążenia Działu Sprzedaży do zwiększania sprzedaży za wszelką cenę. W niektórych przedsiębiorstwach system premii działu sprzedaży uzależniony jest nie tylko od jej wolumenu, ale również od terminowości regulowania należności odbiorców (nawet brak premii dla sprzedawcy przy braku płatności powyżej określonego przeterminowania). Wszystkie te zabiegi powodują znacznie bezpieczniejszy handel z odbiorcami i wcale nie muszą oznaczać ograniczenia sprzedaży. Wręcz przeciwnie, sprzedaż może rosnąć, ale w bezpieczny sposób.

(Visited 112 times, 1 visits today)
powrót